Инструкция по выживанию

Это внушает уважение к компании. Это гарантирует объективность требований начальника и адекватность претензий подчиненного. Это помогает работнику быть эффективным, а руководителю оценивать его эффективность. Это — должностная инструкция. Документ, о котором стоит позаботиться заранее и к составлению которого стоит подойти крайне тщательно. О том, как сделать это без ошибок, мы спросили у ведущих новосибирских бизнес-консультантов.

Ответ на вопрос «как?»

По мнению руководителя отдела продаж центра бизнес-мастерства «Харизма» Натальи Шааб, для категорийных должностей в инструкции необходимо указывать не только функции, права и обязанности сотрудника, занимающего данную должность, но и набор знаний и компетенций, необходимых для получения определенного разряда, класса или категории.

Что же касается остальных должностей в любой компании, то лучше обо всех нюансах выполнения функций договариваться «на берегу». В таком случае должностная инструкция будет являться определенным гарантом трудовых отношений работника и работодателя.

Директор по развитию ООО «Империя консалтинга» Елена Шишатская отмечает, что назначение должностной инструкции состоит в упорядочении работы сотрудников всех подразделений организации. Должностная инструкция является закономерным приложением к трудовому договору.

Не обязательно, но выгодно

По словам Еленой Шишатской, должностная инструкция как вид документа не упомянута в Трудовом кодексе и с формальной точки зрения ее наличие на предприятии не является обязательным. Но несмотря на это, в процессе разработки данного документа необходимо руководствоваться рядом нормативно-правовых актов.

Вам понадобятся Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016-94 (ОКПДТР), Единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий рабочих (ЕТКС), Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих и Общероссийский классификатор занятий ОК 010-93 (ОКЗ).

Преимущества наличия должностных инструкций в компании охватывают несколько аспектов ее деятельности. По информации эксперта, грамотно составленная инструкция помогает отобрать подходящих сотрудников, дает возможность составить четкое представление о специфике каждого вида работы, формирует у соискателя адекватное понимание требований работодателя. Все это помогает минимизировать риск ошибок при наборе новых сотрудников.

Кроме того, хорошая должностная инструкция позволяет разъяснить сотруднику его обязанности и помогает избежать конфликтной ситуации между сотрудником и работодателем.

От общего к частному

Перед тем как взяться за талмуды законов и стратегию организации труда в своей компании, определитесь с целями той или иной должностной инструкции — какого эффекта она должна достичь в отношении ко всем бизнес-процессам предприятия.

Затем, по мнению Натальи Шааб, необходимо тщательно изучить оргструктуру, связи подчинения, функциональные связи в отделе (компании), описание должностей, особенности выполнения функций и, вооружившись нормативными документами, приняться за работу.

Елена Шишатская советует начинать разработку должностной инструкции с подготовки Положения о подразделении (разделение функций между сотрудниками данного подразделения) и должностной квалификационной характеристики.

При составлении инструкции для каждого конкретного сотрудника можно взять за основу соответствующие типовые документы. Их разрабатывают для отдельных категорий служащих однотипных учреждений. Наличие типовых инструкций существенно облегчает составление индивидуальных, но не заменяет их.

Рецепт и ингредиенты

Важно понимать, что должностная инструкция является не только «уставом» для сотрудника, но и официальным юридическим документом. Это означает, что инструкция регламентирует правовое положение работника в конкретной организации, что обязывает добропорядочного работодателя формировать подобные документы для каждого работника, указанного в штатном расписании.

Основными требованиями к тексту ДИ, по словам Елены Шишатской, являются полнота определения задач, четкая формулировка функций и обязанностей. Положения инструкции должны конкретизировать обязанности и виды работ, выполняемых по той или иной должности, исключая их неоднозначное толкование.

Должностная инструкция, как правило, состоит из 4-6 разделов: общая часть (общие положения), функции, должностные обязанности, права, ответственность и взаимоотношения (связи по должности).

Как отмечает Елена Шишатская, подписывать должностную инструкцию должен директор, а составлять в зависимости от специфики организации либо руководитель кадровой службы, либо начальник отдела. В то же время наилучшим местом хранения должностных инструкций является только архив кадровой службы предприятия.

По мнению Елены Шишатской, важно следить, чтобы при приеме на работу работник расписывался на первом экземпляре – подлиннике должностной инструкции. Его подпись подтверждает факт его ознакомления с условиями должностной инструкции. Помимо личной подписи и ее расшифровки, работник обязательно проставляет дату ознакомления с текстом инструкции.

Те самые грабли

По опыту новосибирских компаний, существует две крайности неверного подхода к описываемому виду документации. С одной стороны, должностные инструкции содержат расплывчатые, общие и не всегда корректно сформулированные требования. Другие авторы инструкций прибегают к буквоедству, делая попытку регламентировать каждый шаг сотрудника.

По мнению Натальи Шааб, одной из распространенных ошибок составления должностных инструкций также является желание автора учесть все, что относится к описанию не самих функциональных обязанностей, а необходимых для их выполнения операций. Подобное смещение акцентов может привести к тому, что работник попросту запутается в длинном и скучном документе.

Дмитрий Вебер, Марк Волков